Kişisel Bilgileri Muhafaza Kurumu, son devirde Bilgi Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) yapılan kayıt müracaatlarının büyük bir kısmında tespit edilen yanlışlar ve mevzuata karşıt müracaatlar nedeniyle kayıt müracaatlarında uzatma kararı aldı.
Kişisel Bilgileri Müdafaa Kurumu’nun web sitesinde hususla ilgili yapılan açıklamada, “VERBİS’e iletilen bildirimler incelendiğinde, birçok bildirimde ferdî datalar ile sürece emelleri, alıcı/alıcı kümeleri, bilgi konusu kişi kümeleri, alınan teknik ve idari önlemler, kâfi tedbirler, yurtdışına data transferi ve saklama müddetlerinin örtüşmediği, bu mevzuda önemli yanlışlıklar ve mevzuata terslikler olduğunun görüldüğünün” altı çizildi. VERBİS’e beyan edilen bilgilerin gerçek ve şimdiki olması gerektiğinin, bu bilgilerden ilgili data sorumlusunun sorumlu olduğunun vurgulandığı açıklamada, sürecin sağlıklı işlemesi ismine kayıt müracaat müddetlerinin uzatıldığı bildirildi.
Kimler, ne vakit başvuracak?
Buna nazaran yıllık çalışan sayısı 50’den çok yahut yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve hukukî kişi bilgi sorumlularına sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen mühlet 30.06.2020 tarihine kadar uzatıldı. Ayrıyeten yurt dışında yerleşik gerçek ve hukukî kişi sorumlularına sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen mühlet ise 30.06.2020 tarihine ertelendi. Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli şahsî bilgi sürece olan gerçek yahut hukukî kişi sorumlularına sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen mühlet de 30.09.2020 tarihine uzatıldı. Kamu kurum ve kuruluşu data sorumlularına Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeleri için verilen mühletin de 31.12.2020 tarihine kadar uzatılmasına karar verildi.
Sistem nasıl işliyor?
Kişisel Dataların Korunması Kanununa nazaran; şahsî dataların sürece hedeflerini ve vasıtalarını belirleyen, bilgi kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan şahıslar “veri sorumlusu” olarak isimlendiriliyor. Bilgi sorumlularına birtakım yükümlülükler getiren Kanuna nazaran bu yükümlülüklerden birisi de VERBİS’e kayıt yaptırmak. Bilgi sorumluları, VERBİS’e kayıt olurken şahsî dataları hangi kategorilerde işlediklerine, hangi maksatlarla bu bilgileri kullandıklarına, transfer yapıp yapmadıklarına, bilgileri hangi müddetlerle sakladıklarına, bilgi güvenliğini sağlamak maksadıyla ne cins önlemleri aldıklarına yönelik bilgileri beyan etmek zorundalar.
Kişisel bilgi sürece disiplin altına alınıyor
VERBİS’e kayıt yükümlülüğü, ferdî bilgilerin işlenmesi faaliyetlerinde şeffaflık sağlanması ve bilgi sorumlarının mevzuata uyumlu hareket etmeleri konusunda daha inançlı bir ortam oluşturulması emelini taşıyor. Bu sayede ferdî bilgilerin ölçüsüz işlenmesinin önüne geçilerek bilgi işlemenin disiplin altına alınması sağlanacak. Sistem ile ferdî bilgi sürece faaliyetleri bir cins kontrole tabi tutuluyor. Bu sayede bilgi sorumluları, hakikaten de ferdî bilgi sürece kaidesi bulunmuyorsa bu bilgileri işlemekten sakınacak, bu faaliyetlerini şeffaflık içinde yerine getirerek ferdî verisini işlediği şahıslara her vakit hesap verebileceğinin şuuru içerisinde hareket edecek.
Kişilere ilişkin bilgiler olmayacak
Kanun gereği kamuya açık olarak tutulan VERBİS sayesinde ferdî verisi işlenen gerçek bireylere, kendi bilgileri üzerinde denetimin sağlanabilmesi imkanı da sunuluyor. VERBİS’in şeffaflık ve hesap verebilirlik manasında iki değerli özelliği ön plana çıkıyor: VERBİS’te şahsî verisi işlenen gerçek şahıslara ilişkin datalar bulunmuyor ve VERBİS’te data sorumlularının işlediği datalar kategorik bazda yer alıyor. Data sorumlularınca VERBİS’e girilecek bilgiler gerçek bireylere ilişkin bilgiler olmayacak. Data sorumluları tarafından işlenen ferdî datalara ait olarak yalnızca üst başlıklar halinde kategorik bazdaki bilgiler sisteme girilecek. Hasebiyle kimsenin şahsî verisi VERBİS’te, hasebiyle da Ferdî Dataları Muhafaza Kurumunda tutulmayacak.
Gerçek kişi yahut şirketlerin VERBİS üzerinden sicile kayıt yaptırmamaları durumunda Ferdî Bilgileri Müdafaa Kanununun 18’inci unsurunun birinci fıkrasının ç bendine nazaran 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verilecek. İstisna olmadığı halde kayıt yaptırmayan data sorumluları tespit edilirse bu yaptırım uygulanacak.
Kolay kayıt sistemi
Kişisel bilgileri işleyen gerçek ve hükmî şahıslar Kurumun internet sitesi (www.kvkk.gov.tr) üzerinde yer alan VERBİS modülü yahut e-Devlet platformu üzerinden VERBİS’e kayıt süreçlerini çarçabuk gerçekleştirebiliyor.